Automatyzacja faktur – jak zaoszczędzić czas?
Każda firma, niezależnie od wielkości, przetwarza faktury. Ręczne wprowadzanie danych do systemów, sprawdzanie poprawności dokumentów i ich archiwizacja to czynności, które pochłaniają czas i są podatne na błędy. Nawet jeśli miesięcznie masz do czynienia z kilkunastoma fakturami, to łączny czas spędzony na ich obsłudze może sięgać kilku godzin.
Łukasz
Wprowadzenie
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom automatyzacja procesów księgowych staje się coraz bardziej dostępna. Można całkowicie wyeliminować powtarzalne zadania, takie jak pobieranie załączników z e-maili, przepisywanie danych do arkusza kalkulacyjnego czy przechowywanie dokumentów w odpowiednich folderach. Make.com to narzędzie, które pozwala połączyć różne aplikacje i stworzyć scenariusz działania dostosowany do potrzeb firmy.
W tym artykule pokażemy, jak można w prosty sposób zautomatyzować obieg faktur w firmie. Omówimy krok po kroku proces integracji Gmaila, Google Sheets i Google Drive, tak aby każda nowa faktura była automatycznie przetwarzana i archiwizowana.
Dlaczego warto zautomatyzować obieg faktur?
Każda godzina spędzona na ręcznym przetwarzaniu faktur to czas, który można poświęcić na bardziej produktywne zadania. Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co minimalizuje ryzyko literówek, błędnych kwot czy pomyłek w numerach faktur. Dzięki temu księgowość działa sprawniej, a pracownicy mogą skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej.
Wiele firm traci czas na szukanie starych faktur w skrzynce e-mailowej lub na dysku. Dzięki automatyzacji każda faktura trafia do odpowiedniego folderu w Google Drive, a jej dane są zapisane w Google Sheets. To oznacza, że w każdej chwili można łatwo wyszukać dokument po dacie, numerze faktury lub kwocie.
Kiedy faktury są przetwarzane ręcznie, istnieje ryzyko, że niektóre z nich zostaną przeoczone. Automatyczny system rejestracji dokumentów sprawia, że każda faktura trafia do rejestru wydatków, co pozwala na lepsze planowanie budżetu i unikanie nieoczekiwanych zaległości w płatnościach.
Automatyzacja faktur sprawia, że firma może łatwo eksportować dane do innych systemów księgowych, takich jak Fakturownia czy iFirma. To oznacza, że cały proces – od odebrania faktury po jej zaksięgowanie – może odbywać się bez ręcznej ingerencji, co jeszcze bardziej zwiększa efektywność pracy.
Jak działa obieg faktur w mojej automatyzacji?
Make.com to platforma do tworzenia automatyzacji bez konieczności programowania. Pozwala łączyć różne aplikacje i tworzyć scenariusze, które wykonują zadania automatycznie. Dzięki temu można sprawić, że e-mail z fakturą zostanie odczytany, załącznik pobrany, a dane wyodrębnione i zapisane w odpowiednim miejscu.
Największą zaletą Make.com jest jego elastyczność. Można połączyć Gmaila, który będzie monitorował przychodzące faktury, z Google Sheets, gdzie będą zapisywane najważniejsze dane, a także z Google Drive, aby archiwizować dokumenty. Dzięki temu wszystkie faktury będą przechowywane w jednym miejscu, a ich dane dostępne do analizy.
Przykładowy proces automatyzacji faktur krok po kroku
- Gmail wykrywa nowy e-mail z fakturą.
- Załącznik PDF zostaje pobrany i przesłany do narzędzia rozpoznającego tekst.
- Wyodrębnione dane, takie jak numer faktury, kwota i data, są zapisywane w Google Sheets.
- Faktura jest archiwizowana w Google Drive w odpowiednim folderze.
- System wysyła powiadomienie o przetworzeniu dokumentu.
Konfiguracja automatyzacji w Make – krok po kroku
Pierwszym krokiem jest skonfigurowanie Make.com tak, aby automatycznie sprawdzał przychodzące e-maile z fakturami. Można ustawić filtr, który będzie wychwytywał tylko wiadomości od określonych nadawców lub zawierające konkretne słowa kluczowe, takie jak „Faktura” czy „Invoice”.
Po wykryciu faktury system pobiera załącznik i przesyła go do narzędzia do ekstrakcji danych, np. PDF.co. To pozwala na automatyczne odczytanie numeru faktury, daty i kwoty, bez konieczności otwierania pliku.
Gdy dane z faktury zostaną odczytane, Make.com przesyła je do Google Sheets. Dzięki temu mamy pełną bazę faktur w jednym arkuszu, gdzie można je łatwo filtrować i analizować.
Na koniec system przenosi oryginalny plik PDF do Google Drive i wysyła powiadomienie, np. na Slacka lub e-mail, aby poinformować o przetworzeniu dokumentu.
Zalety automatyzacji obiegu faktur
Automatyczne przetwarzanie faktur zmniejsza ryzyko błędów w numerach dokumentów, kwotach czy VAT. Ręczne wpisywanie danych do arkuszy czy systemów księgowych jest czasochłonne i kosztowne. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie. Dzięki Google Sheets i Google Drive wszystkie faktury są w jednym miejscu, łatwe do wyszukania i przeanalizowania.
Tak! Zarówno małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa mogą skorzystać z automatyzacji. Nawet jeśli miesięcznie przetwarzasz kilkanaście faktur, oszczędność czasu i eliminacja błędów będą zauważalne.
Podsumowanie – dlaczego warto wdrożyć automatyzację faktur?
Automatyzacja faktur to krok w stronę nowoczesnego zarządzania finansami w firmie. Dzięki Make.com można stworzyć system, który bez udziału człowieka przetwarza faktury, zapisuje je w arkuszu kalkulacyjnym i archiwizuje. To oszczędność czasu, większa kontrola nad finansami i eliminacja błędów. Jeśli chcesz usprawnić swoje procesy biznesowe, warto zainteresować się wdrożeniem takiego rozwiązania już dziś.
